Aunque una empresa se dedique a prestar servicios, es posible que, cuando cierre sus cuentas, deba contabilizar una suma en concepto de existencias, o la variación de éstas.
Variación de existencias
Mercaderías. A final de año, las empresas que venden mercancías deben hacer el recuento de todas las existencias que tienen en el almacén, para determinar cuál ha sido su variación respecto a las que tenían al inicio del ejercicioSi el valor de las existencias ha disminuido, deben computar un gasto en su contabilidad (ya que se han consumido existencias), mientras que deberán computar un ingreso si han aumentado.
Servicios. Pues bien, si la empresa presta servicios, también es posible que disponga de un “almacén virtual” y, al igual que las empresas que venden mercancías, esté obligada cada año a contabilizar dicha variación de existenciasEsto ocurrirá si trabaja por proyectos cerrados y éstos no se entienden realizados (y, por tanto, no puede facturarlos) hasta su completa finalización.
Proyecto a medias
Gastos. Si la empresa está llevando a cabo un proyecto (una consultoría, los planos de un edificio, el diseño de páginas web, etc.) y en la fecha de cierre del ejercicio (en general, el 31 de diciembre) todavía no lo ha finalizado, deberemos activar como existencias los gastos en los que haya incurrido y que sean atribuibles a dicho proyecto. Se trata de un servicio que la empresa no podrá facturar hasta el próximo año, ya que la ley obliga a que los gastos se computen en el mismo ejercicio en que se imputan los ingresos correspondientes, “principio de correlación de ingresos y gastos”
Control. Para saber cuál es el valor de estas “existencias virtuales” a final de año, deberemos tener controlados los gastos que le supone cada proyecto: salario de los trabajadores que se asignan para su realización, gastos de desplazamiento y manutención, maquetas, etc.. Lo bueno de llevar este control es que, además de cumplir correctamente con las obligaciones contables y fiscales, nos permitirá conocer el beneficio concreto que obtienemos en cada proyecto (por diferencia entre los costes incurridos y los ingresos por su venta).
Ejemplo
Web. Su empresa se dedica al diseño de software a medida, y en septiembre del año pasado inició un proyecto para un cliente que no estará acabado hasta abril de este año. Al empezar el trabajo, recibió un anticipo de 3.000 euros, y los costes que ha asumido hasta el 31 de diciembre (que ya ha contabilizado como gasto) ascienden a 8.000 euros. Veamos los asientos contables que deberemos realizar:
Al cobrar el anticipo (cuando inició el proyecto)
| Concepto | Debe | Haber |
| (572) Bancos | 3.540 | |
| (438) Anticipos de clientes | 3.000 | |
| (477) IVA repercutido | 540 |
A 31 de diciembre
| Concepto | Debe | Haber |
| (710) Variación existencias | 8.000 (1) | |
| (330) Proyectos en curso (existencias) | 8.000 |
Este ingreso compensa los gastos (de personal, de suministros, etc.) que la empresa ha ido contabilizando.
Al facturar el proyecto. Este año, cuando facture el proyecto, ya podrá dar de baja estas existencias y computar el gasto correspondiente por reducción de existencias. De esta forma, el gasto quedará computado definitivamente en el ejercicio en el que contabilice el ingreso con el que correlaciona.
Si los servicios que presta consisten en proyectos, a 31 de diciembre deberá contabilizar como existencias los costes en los que haya incurrido y que sean atribuibles a los proyectos que a dicha fecha estén pendientes de finalizar.
