No todo ticket activa las obligaciones de VERI*FACTU
La próxima llegada para 2027 de VERI*FACTU (sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria) ha disparado las dudas en pequeños comercios y actividades tradicionales donde todavía conviven cajas registradoras básicas, tickets simples y facturas hechas a mano. Se lo explicamos…
La adaptación a VERI*FACTU (sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia decidió ampliar los plazos previstos inicialmente. El Real Decreto-ley 15/2025 ha dado algo más de margen a empresas y profesionales para adecuar sus sistemas informáticos de facturación a las nuevas exigencias del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
Con el nuevo calendario, las sociedades que presenten Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. En el caso del resto de autónomos y obligados tributarios, el plazo se amplía hasta el 1 de julio de 2027.
En la práctica, esto significa que todavía existe un periodo transitorio y de pruebas. De hecho, durante este tiempo puede seguir utilizándose otro sistema de facturación distinto, incluso aunque se hayan realizado pruebas previas con modalidad VERI*FACTU.
Y probablemente esta ampliación era necesaria. Porque cuanto más se profundiza en la norma, más evidente resulta que no todas las actividades funcionan igual ni todas las formas de facturación encajan fácilmente dentro de un modelo completamente automatizado.
Precisamente ahí es donde empiezan a aparecer muchas dudas en pequeños comercios, actividades tradicionales o negocios que siguen utilizando métodos bastante básicos para documentar sus operaciones diarias.
Tickets y facturas manuscritas
En los últimos meses se había extendido una idea bastante simplificada. Se daba por hecho que cualquier negocio con tickets o caja registradora estaba obligado automáticamente a implantar un software adaptado a VERI*FACTU. Sin embargo, la realidad jurídica es bastante menos automática de lo que parecía al principio.
Lo verdaderamente importante no es solo emitir una factura o entregar un justificante al cliente. Lo que realmente analiza la normativa es si existe un sistema informático que participe en el proceso de facturación, almacenando, procesando, conservando o gestionando esa información.
Y esto cambia bastante las cosas.
Hay negocios pequeños donde todavía se realizan facturas manuales, incluso con hojas autocopiativas, especialmente cuando el cliente solicita una factura completa. En estos casos, si no existe realmente un sistema informático de facturación detrás, la obligación de adaptación al Reglamento VERI*FACTU puede no resultar exigible en los mismos términos.
La Agencia Tributaria ha empezado a reconocer precisamente esta situación en algunas consultas recientes (como por ejemplo, la Consulta Vinculante V0365-26), dejando claro que una factura manuscrita, por sí sola, no convierte automáticamente a un negocio en obligado a utilizar un sistema VERI*FACTU.
- Atención. El simple hecho de emitir facturas no significa necesariamente que exista obligación de utilizar un software adaptado. La clave está en si interviene o no un sistema informático de facturación.
Ahora bien, aquí aparece el verdadero problema práctico. Muchos negocios creen que trabajan «de forma manual» cuando realmente ya utilizan herramientas que podrían entrar dentro del concepto de sistema informático de facturación. Y el concepto es mucho más amplio de lo que algunas personas imaginan.
No estamos hablando únicamente de programas complejos de gestión empresarial. También pueden entrar determinadas aplicaciones, TPV, cajas registradoras avanzadas o sistemas que almacenan operaciones, permiten recuperar registros o conservan información de facturación.
Por eso, la diferencia entre estar obligado o no puede depender de pequeños detalles técnicos que muchas veces pasan desapercibidos en el día a día del negocio.
- Atención. Hay actividades que realizan facturas manuales, pero posteriormente introducen esos datos en programas de control interno, aplicaciones de caja o sistemas de gestión. En esos casos conviene revisar con cuidado si realmente existe ya un sistema informático sometido al Reglamento.
Otro aspecto que está generando bastante confusión es el de los tickets de caja.
Muchas personas dan por hecho que cualquier ticket equivale automáticamente a una factura simplificada. Y no siempre es así.
Existen cajas registradoras tradicionales que simplemente generan un justificante básico con fecha, hora e importe, pero sin cumplir todos los requisitos exigidos por el Reglamento de facturación. Cuando eso ocurre, ese documento puede no tener realmente la consideración legal de factura simplificada.
Y esto también tiene consecuencias importantes respecto a VERI*FACTU.
Porque si el documento emitido ni siquiera tiene naturaleza de factura conforme al Reglamento de obligaciones de facturación, tampoco activa automáticamente las obligaciones previstas para los sistemas informáticos de facturación.
- Atención. Muchos tickets utilizados en pequeños comercios no cumplen realmente los requisitos de una factura simplificada aunque el negocio piense que sí. Conviene revisar el contenido concreto del documento emitido.
Todo esto no significa, en ningún caso, que pequeños negocios, comercios o autónomos queden fuera del nuevo sistema de control fiscal. De hecho, Hacienda mantiene claramente la intención de reforzar la trazabilidad y la inalterabilidad de la información de facturación.
La filosofía del sistema es bastante clara. La Administración quiere evitar manipulaciones posteriores, dobles contabilidades o eliminación de operaciones sin dejar rastro.
Por eso el foco cada vez está menos en el papel entregado al cliente y más en cómo se generan, almacenan y conservan internamente los registros de facturación.
Y ahí es donde muchos negocios deberán analizar con calma qué herramientas utilizan realmente, aunque aparentemente parezcan sistemas muy sencillos o tradicionales.
Porque una caja registradora básica no plantea el mismo escenario que un TPV conectado a software de gestión, ni una factura manuscrita tiene las mismas implicaciones que una aplicación que conserva automáticamente históricos, clientes o movimientos diarios.
- Atención. El hecho de estar en módulos o en recargo de equivalencia no excluye automáticamente de las obligaciones relacionadas con VERI*FACTU.
Aprovechar régimen transitorio para adaptarse
Lo razonable, en estos momentos, es aprovechar este periodo transitorio para revisar cómo funciona realmente cada negocio antes de tomar decisiones precipitadas.
En algunos casos será suficiente con adaptar el software existente. En otros quizá convenga sustituir determinados sistemas. Y en determinadas actividades muy básicas o manuales puede que la situación sea distinta de lo que inicialmente se había transmitido de forma generalizada.
Lo importante ahora no es entrar en alarmismos ni asumir automáticamente que todas las actividades tienen exactamente las mismas obligaciones. Lo importante es revisar cada operativa concreta y entender que, en esta materia, pequeños detalles técnicos pueden cambiar completamente el escenario fiscal aplicable.