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La pandemia y el confinamiento, motores de cambio en las organizaciones.

Ya hace más de un año que la pandemia y todas sus consecuencias golpearon nuestras vidas. Sin casi tiempo de maniobra, nos hemos tenido que adaptar a numerosos cambios tanto a nivel estructural como organizativo. No cabe duda de que no volveremos a ser los mismos, ni nosotros, ni el mercado ni mucho menos nuestras organizaciones.

En marzo de 2020 sufrimos un acontecimiento histórico, la pandemia mundial era ya un hecho consumado y se avecinaban tiempos de cambios convulsos y de mucha incertidumbre.

Uno de los principales obstáculos con los que se han enfrentado las empresas es la falta de recursos digitales para hacer frente a este cambio. Eran escasas las PYMES españolas que antes de la pandemia habían implantado al 100% un plan de digitalización, lo que ha obligado a muchas empresas a realizar este proceso de forma precipitada.

Con la transformación digital se han integrado nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su manera de funcionar. Se ha pretendido optimizar los procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Por tanto, no se trata simplemente de comprar ordenadores portátiles, almacenar datos en la nube o instalar un ERP. La transformación digital implica un cambio en los puntos de vista de los directivos y los empleados de las organizaciones.

La transformación digital de la empresa amplía las posibilidades del trabajo a distancia al crear nuevas vías de interacción entre proveedores, clientes y colaboradores, y permitir la automatización de procesos para alcanzar la eficiencia y reducción de costos. Sin embargo, para que la evolución se realice de forma efectiva, también se deben cubrir aspectos como la conectividad, la ciberseguridad y la infraestructura en la nube.

Entre las soluciones digitales existentes están los espacios virtuales compartidos, las herramientas de comunicación virtual y las aplicaciones de gestión de tareas, las cuales, en conjunto, ayudan a romper las barreras espaciales y geográficas.

Experiencia y recomendaciones de la transformación digital de ASIC. 

En Asic Consultores hemos tenido la suerte o el provecho de tener digitalizado a un 90% la organización antes de la pandemia, esto nos ha dado ciertas facilidades a la hora de adaptarnos a esta nueva normalidad.

Desde hace aproximadamente 3 años, desde la gerencia, e involucrando a todos y cada uno de los integrantes de esta empresa, hemos puesto el foco, sobre todo, en dos cuestiones que nos preocupaban, la eliminación del papel en todos nuestros procesos y un servidor compartido en la nube.

Empleamos muchos meses en una tarea de investigación, en ver como lo hacían otros, analizar productos y nuevas tecnologías. Nos dimos cuenta de que al final estábamos hablando de algo mucho mayor que un mero cambio en como utilizábamos los datos (nube, servidores, digitalización -papel 0). Nos dimos cuenta de que el cambio consistía en transformar nuestra forma de trabajar. De replantearnos nuestros procesos y las formas tradicionales de como realizábamos las tareas en la empresa.

La eliminación del papel en todos nuestros procesos y un servidor compartido en la nube fueron dos objetivos realmente secundarios, ya que considerábamos que era más importante empezar a testear y probar soluciones nuevas, que el orden de los objetivos, ya que entendíamos que la transformación digital terminaría alterando el todo y no solo una parte.

Creamos un comité de innovación transversal con responsables de área, trabajadores de cada departamento y directores del despacho. Entendimos que el cambio debía ser de arriba hacia abajo (dirección hacia empleados) y de abajo hacia arriba (son los empleados quién mejor saben cómo mejorar su día a día). Al final comprendimos que la innovación tecnológica iba de personas y de aplicar la lógica para mejorar nuestra forma de hacer las cosas, y que la tecnología debía ser un medio, y no un fin para poder mejorar los procesos de la empresa.

Las dos metas iniciales, llevaban consigo diferentes medidas y/o soluciones para el correcto funcionamiento de la empresa. En el primer caso, la eliminación del papel en los procesos productivos conllevaba un trabajo arduo de digitalización de archivos y un cambio en la mentalidad de todos los agentes involucrados (clientes, proveedores y todos los integrantes de la organización). Antiguamente, lo normal era guardar los documentos de nuestros clientes en carpetas y archivos físicos, con todo lo que eso conlleva (extravío de documentación, gasto de espacio físico, gasto de papel, pérdida de tiempo en la búsqueda de dichos documentos etc.…). Para hacer frente a este objetivo fueron claves 3 soluciones: Buenos escáneres, protocolos en la recepción de la documentación, y un buen árbol de carpetas en el servidor (en la famosa nube).

Un servidor en la nube fue la segunda meta que nos propusimos en los inicios de nuestra aventura de transformación digital. Creíamos desde el inicio que era clave que todos los documentos, programas y recursos en general estuvieran disponibles desde cualquier lugar y con total seguridad, con la clara intención de eliminar barreras de distancia y conectividad.

Estas dos metas, intrínsecamente, traían de la mano otros muchos objetivos: Control del tiempo, productividad, medición de la rentabilidad de los clientes, análisis de datos etc…

Pero una vez que mejoramos nuestros procesos y nuestros canales de comunicación, y aplicamos tecnología a todos esos puntos clave de la empresa, nos dimos cuenta de otra gran verdad; el cambio debíamos orientarlo también hacia el cliente, procurando mejorar la experiencia del cliente, la forma en la que este nos percibe y la vía en la que le ofrecemos nuestros servicios.

Esto ha supuesto que hayamos tenido que cuidar nuestro branding, y que hayamos dado pasos hacia mejorar nuestra imagen comercial. Pero sobre todo, nuestra obsesión en los últimos meses ha sido mejorar la experiencia del cliente introduciendo nuevas herramientas digitales y tecnológicas que tengan un impacto en la comunicación con el cliente.

Hemos puesto la organización orientada a estar continuamente buscando y pensando cómo podemos mejorar y si existen herramientas tecnológicas que nos puedan ayudar a ello. Hemos probado y errado muchas veces, ya que no siempre la primera decisión ha sido la acertada. El tener un plan y una visión de lo que queríamos ser y ofrecer en un futuro es clave, pero más aun la formación. Formación, formación y formación.

Estamos, innegablemente, inmersos en una carrera de fondo, sabemos que el motor de la transformación digital son las personas y el afán de estas de perseguir la mejora continua. No somos expertos, ni mucho menos, pero sabemos que este es el camino y el propósito a seguir. Ver el cambio en sentido positivo será un requerimiento clave para alcanzar los objetivos.

Cualquier cambio supone una oportunidad y, por tanto, la posibilidad de crecer con la empresa y también a nivel personal y profesional. Como se ha visto, la transformación digital de la empresa es indispensable para asegurar la operatividad del negocio durante la pandemia y posterior a esta y desde ASIC les incentivamos a que se “tiren a la piscina”, que prueben, fallen, vuelvan a probar y vuelvan a fallar, ya que cada empresa en sí es un mundo y no hay una solución única para una óptima transformación digital.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES.

Desde nuestro humilde punto de vista, les compartimos algunas experiencias vividas.

Dejar a un lado nuestra zona de confort  

Innovar y crecer como empresa en el mundo actual implica una mentalidad abierta a renovarse. La incertidumbre hace que muchas empresas ralenticen la toma de decisiones, frente a otras que rápidamente aplican los cambios hacia su transformación digital. En la mayoría de las ocasiones esto se percibe en su relación con los clientes.

 

Un equipo en crecimiento, que apuesta por la formación

El éxito de la transformación digital requiere personas innovadoras, creativas y dispuestas a formarse digitalmente. Este proceso implica tanto a empleados como a directivos, que deben adquirir competencias digitales y otras habilidades como:

  • Capacidad de autoaprendizaje
  • Trabajo en equipo
  • Trabajo colaborativo; colaboración entre departamentos
  • Orientación al cliente

Desarrollo de un plan estratégico digital

Es fundamental trazar una estrategia digital en la empresa, no dando cabida a improvisaciones de última hora o parches para solventar problemas esporádicos. Las soluciones de software permiten definir de manera más precisa y orientada sobre datos, estrategias digitales por departamentos de la propia empresa.

Algunas acciones esenciales son el diseño de un mapa de ciclo de vida del cliente, procesamiento de datos y corrección de errores en tiempo real.

La transformación digital no es un objetivo en sí mismo sino un proceso que requiere un equipo de personas abiertas al cambio, inteligencia emocional, capacidad de adaptación y mucha resiliencia.

La tecnología y la sociedad han evolucionado para hacer el trabajo en remoto más viable que nunca.

Antes de la crisis del coronavirus, el uso del teletrabajo por parte de las empresas españolas era limitado, aunque en realidad no estaban muy lejos de la media europea y de las prácticas más comunes a nivel global. A pesar de los beneficios del teletrabajo, las compañías aún eran un tanto reticentes a incorporar de forma masiva estas prácticas. La pandemia y el confinamiento han acelerado el salto al trabajo en remoto y el uso para ello de “cloud computing” (tecnología que permite acceso remoto a softwares, almacenamiento de archivos y procesamiento de datos por medio de Internet, siendo así, una alternativa a la ejecución en una archivo físico o servidor local).

Desde un primer momento ha quedado claro que, si algo debe quedarse, es el salto al trabajo en remoto. El teletrabajo ha venido para quedarse y la pandemia de la covid-19 ha logrado visibilizar sus ventajas y lagunas. Las empresas han descubierto, por necesidad el teletrabajo, pero en ese proceso lo han aceptado y han vivido en primeras personas sus ventajas, tales como; – reducción de los costos fijos de las empresas -mejora la calidad de vida de los trabajadores – incentiva el trabajo en equipo – ahorro en espacios físicos y otras muchas más.

El teletrabajo no solo supone mandar a los trabajadores a desempeñar sus tareas desde sus hogares, sino que implica un cambio completo de la cultura corporativa.

Un cambio en la cultura corporativa

El salto al trabajo en remoto es uno más de los pilares de la transformación digital y obliga a las empresas a enfrentarse al día a día de un modo diferente.

Durante el confinamiento las empresas han necesitado crear una cultura de trabajo en remoto y una experiencia de trabajo para sus empleados que les ayude a responder a los retos de la situación. Esto ha creado una base sobre la que se puede (y se debe) seguir trabajando. Hay que aprovechar lo aprendido para tomar decisiones efectivas, pero comprendiendo que se puede ir mucho más allá.

La tecnología es la respuesta a los retos del teletrabajo

Los trabajadores no deberían verse obligados a improvisar, existen tecnologías que permiten crear entornos seguros y eficientes desde la propia empresa. La revolución del espacio de trabajo implica incorporar la tecnología necesaria para responder a los retos de este nuevo entorno.

La nueva normalidad va a ser con procesos cada vez más digitales

Las empresas nos hemos visto inmersos de golpe en la transformación digital, no se puede esperar más.

El que no esté al día lo va a notar en su cuenta de resultados. El teletrabajo no es nuevo y en un alto porcentaje de las medianas y grandes empresas ya era una práctica habitual.

Lo que no era habitual es que el 99% de los trabajadores de esas empresas lo estuvieran haciendo y de manera intensiva, sin aparecer por la oficina durante meses.

El teletrabajo está suponiendo un gran aliado para frenar el contagio, pero también está sacando a la luz las deficiencias de la digitalización en las organizaciones.

En muchas de estas organizaciones había procesos que estaban digitalizados íntegramente, pero esto no ocurre en todas las organizaciones ni en todos los procesos.

En muchos procesos que creíamos digitalizados al 100% están haciéndose visibles ahora problemas que se resolvían antes de una manera presencial y que, ahora, resultan imposibles.

Procesos de recursos humanos en los que hay que acudir a expedientes de empleados que no están accesibles al estar solo en papel y las oficinas cerradas.

O ¿cómo resolvemos las incidencias de los clientes si no tenemos acceso a toda su información porque una parte de ella aún está en papel?

¿Cómo hacemos llegar a las personas que están en teletrabajo la documentación que llega a la oficina?

Todo ello, por supuesto, sin contar con todas las empresas que han cerrado completamente sus oficinas y tienen la totalidad del archivo dentro de éstas.

Es hora de que todos nosotros revisemos los procesos para detectar, primero y obvio, cuáles se pueden digitalizar y, segundo, en los procesos ya digitales, qué problemas estamos detectando y cómo podemos resolverlos.

Porque el teletrabajo ha llegado para quedarse en todos aquellos que lo han comenzado a practicar ahora. Las ventajas son muy evidentes y todos las conocemos:

  • Ahorro de tiempo de desplazamientos
  • Facilidad para conciliar vida laboral y personal
  • Incremento de la satisfacción del empleado
  • Captación talento no local
  • Fidelización del empleado… 

Y si no adaptamos bien nuestros procesos seguiremos con importantes carencias en la eficiencia de nuestras tareas.

Digitalización de facturas, portal de proveedores, firma electrónica, expediente digital, workflow de aprobación de documentos, validación de documentos electrónicos, seguridad documental… son términos con los que vamos a tener que familiarizarnos en los próximos meses.

Beneficios de la transformación digital en el teletrabajo

El trabajo a distancia o teletrabajo ya es una realidad en nuestro país. Son innumerables las empresas que un año después de comenzada la crisis del Coronavirus siguen con un alto porcentaje de la plantilla trabajando desde casa. Y también aquellas que definitivamente se han decidido por este sistema para seguir adelante con sus negocios. Pero ¿realmente es un sistema que convenga mantener en el tiempo? La respuesta, definitivamente, es sí, y por muchas razones: 

1. Seguimiento de las tareas
Las empresas que utilizan teletrabajo manejan un alto nivel de confianza con los trabajadores. No obstante, necesitan herramientas que les permitan supervisar las actividades de manera remota, para llevar un control de lo que se está produciendo.

2. Trabajo mejor equilibrado y calendarizado
Si bien, el teletrabajo permite una mejor distribución del tiempo, las empresas que contratan teletrabajadores deben realizar una adecuada gestión de tareas para que no se vea mermada la productividad. Muchas de las herramientas de trabajo colaborativo facilitan la distribución y calendarización de tareas para evitar contratiempos o retrasos, así como la sobrecarga del personal. Incluso, permiten dejar comentarios a el interior de cada proyecto o actividad para dar retroalimentación.

3. Realización de reportes
Las empresas de trabajo remoto requieren realizar reportes sobre el impacto que están teniendo los proyectos, estrategias o simplemente la operatividad del negocio, con el propósito de implementar mejoras, corregir errores, y solucionar problemas. Para ello, las nuevas tecnologías incorporan la actualización automática de la información y el análisis de la misma por medio de tecnologías avanzadas, facilitando la entrega de documentación de valor.

4. Mejor flujo de comunicación
Con el propósito de tener alineados a los equipos de trabajo con los objetivos de la organización, las empresas que contratan teletrabajadores deben establecer canales de comunicación que permitan tener diferentes niveles de diálogo. Para conversaciones cortas y puntuales el uso de chat o correo electrónico es efectivo, mientras que para realizar mayores planteamientos las videoconferencias son más útiles.

5. Óptimo trabajo colaborativo
Las empresas que utilizan teletrabajo requieren que sus empleados sigan trabajando lo más unidos posibles, para lograr el alcance de objetivos. Una solución que impulsa esta dinámica son los espacios en la nube, ya que agilizan la toma de decisiones y la capacidad de respuesta al permitir compartir y almacenar documentos que estén al alcance de todos.

Como se ha visto, la transformación digital de la empresa es indispensable para asegurar la operatividad del negocio durante la pandemia y posterior a esta, y en ASIC Consultores hemos sido conscientes de esto desde el primer minuto para poder dar a nuestros clientes el mejor servicio posible, tanto durante como después de la pandemia.

Los cambios son retos que abren la puerta a nuevas oportunidades.

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ASIC Consultores
25 May 2021

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